Hier nun der zweite Teil zur Vorgehensweise bei Moderationen von Arbeitsgruppen. 10 Verbote für die Moderation von Meetings.
Blogpost-Reihe zur Moderation
Business-Moderation – 10 Verbote für die Moderation von Meetings
1. Kommen Sie nicht zu spät zur Moderation!
Das Verbot ist simpel und wäre auch als Gebot von Moderationen passend. Darüber lässt sich gern diskutieren, nicht aber über die Anforderung selbst: Kommen Sie einfach nicht zu spät als Moderator!
Kommen Sie entweder rechtzeitig zur Moderation oder früher als nötig, ob Sie nun als externer oder interner Moderator tätig werden oder als Leitung des Meetings. Eher zu früh als zu spät.
Moderation bedarf großzügiger Zeitplanung.
2. Leseverbot in Meetings
Es gibt keinen vernünftigen Grund, dass in Meetings gelesen oder vorgelesen wird. Weder leise, noch laut. Meetings werden anberaumt, um sich – im gegenseitigen Angesicht – auszutauschen und gegenseitig zu informieren. Schriftliches Informieren kann per E-mail oder online-Dokument erfolgen. Dazu bedarf es nicht eines Zusammenkommens. Das Leseverbot wird maßgeblich von dem Gebot unterstützt, dass Vorbereitete zum Meeting kommen, die (mündliche) Beiträge leisten können.
Sollte es nicht zu vermeiden sein, dass Texte wichtig für Entscheidungen sind und nicht vorab verteilt und gelesen werden können, dann schieben sie den Start des Meetings und richten eine study hall ein – wo alle in Ruhe den Text lesen können. Danach kann’s losgehen.
3. Keine Monologe in der Moderation (Epikverbot)
Es bedarf keiner epischen Powerpoints oder Redebeiträge Einzelner. 25 min dürften hier als Richtlinie einen guten Anhaltspunkt liefern. Aber auch, wenn die Redebeiträge, Vorträge und Impulsbeiträge weniger Zeit beanspruchen, so sollte nicht mehrere Beiträge aneinander gereiht werden. Strukturieren Sie als Moderator*in die Gesamtbesprechung durch Pausen, kurze Diskussionen oder Kommentarbeiträge.
4. Verbot, sinnloser Moderation (Durchhalteverbot)
Jetzt wird’s für Manche vielleicht irritierend. Aber Meetings werden in der Wirtschafts- und Arbeitswelt als nervig und ätzend eingeschätzt, die nur von der Arbeit abhalten. Zudem seien sie großteils überflüssig und bringen rein gar nix. Oder anders gewendet: Sie werden aus falschem Arbeitsethos über sich ergehen gelassen, statt abgebrochen. Gute Moderation wird ein Meeting abbrechen, wenn die Teilnehmer nicht vorbereitet sind, niemand pünktlich ist oder permanent abschweifen oder unruhig sind. Vielleicht ist es das protestantische Arbeitsethos, dass Qual und Schmerz erst das Gefühl verbreiten, überhaupt gearbeitet zu haben. Doch es hilft heute kaum noch. Meetings sollten abgebrochen werden, wenn sie nix bringen.
5. Verbot, andere mit der Moderation zu langweilen (PowerPoint-Verbot)
Wenn Menschen zusammen kommen, um sich auszutauschen, braucht’s keine PowerPointPräsentation. Sind die Informationen wichtig, sollten sie vorab gesendet werden.
6. Verbot, andere mit der Moderation zu überrumpeln
Moderation lebt von Transparenz und Klarheit. Unterlassen Sie als Moderator*in deshalb, Entscheidungen überrumpelnd „vorzubereiten“. Zeitdruck ist normal, aber Verfahrensdruck sollte nicht taktisch aufgebaut werden, um eine bestimmte Entscheidung zu die vermutlich bei anderem Vorgehen anders ausgefallen wäre.
7. Verbot, andere mit der Moderation herabzusetzen
Was generell gilt, gilt auch speziell in der Moderation. Stellen Sie niemanden bloß und unterlassen Sie jedes Unterfangen, ihre Moderation auf Kosten anderer zu profilieren. Zuweilen mag die „Verführung“ z.B. bei einem Unruhestifter, Dampfplauderer oder einer anderen Nervensäge groß sein, aber widerstehen Sie ihr. Es lohnt sich in keinem Falle. Der Preis ist einfach zu hoch.
8. Ich bin dann mal weg-Verbot
Anschlusstermine sind rechtzeitig vorher anzukündigen. Abgänge hat der Moderator einzuleiten und die Person von allen anderen Anwesenden gebührend zu verabschieden. Einfach gehen, geht nicht.
Fragen Sie deshalb zu Beginn nach etwaigen Anschlussterminen von Teilnehmenden und ermöglichen Sie Transparenz von vorzeitigen Abgängen.
9. Verbot, das Ende zerstreuen zu lassen.
Abgänge sind wichtig. Das gilt für die von einzelnen Personen als auch für die der Gruppe. Am Ende eines jeden Meetings sollten einerseits die getroffenen Vereinbarungen und Ergebnisse wiederholt werden, als auch kurz über den gemeinsamen Arbeitsprozess Feedback gegeben werden. Was lief gut? Was lief diesmal nicht so gut? Tipps und Anregungen dürfen knapp benannt werden. Meta-Kommunikation ist gerade zum Anfang besonders hilfreich und wichtig.
Verbote für die Moderation
10. Verbot, ein Meeting ohne Moderation durchzuführen.
Das zehnte Verbot ist offensichtlich: Führen Sie kein Meeting ohne ausgewiesene Moderation durch. Dabei ist es grundsätzlich zweitrangig, ob die Moderation von einer internen Person oder externen Person durchgeführt wird. Wichtig ist, dass eine Person die Rolle des Prozessverantwortlichen übernimmt und sich nicht inhaltlich einbringen muss.
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