Business-Moderation – 10 Empfehlungen für die Moderation von Meetings

Diesmal gibt es für die Moderation von Arbeitsgruppen und Teams 10 Empfehlungen, die überall und immer helfen, den Gruppenprozess zu unterstützen.

1. Lassen Sie niemanden während des Meetings (vor-)lesen!

Seien Sie mutig – und konsequent! Vorlesen ist für die Besprechung in der Gruppe verschwendete Zeit. Die entsprechenden Unterlagen sollten vorher den Teilnehmenden zugegangen sein.

Achten Sie auf diese Empfehlung auch bei Power-Point-Präsentationen: Sie sind besonders langweilig, wenn vollständige (Ab-)Sätze präsentiert und vorgelesen werden.

Tipp: Lassen Sie sich vorab die Präsentationen zukommen. Geben Sie notfalls rechtzeitig Hinweise, dass die Präsentation vorab den Teilnehmern zu gesendet werden kann, um zügiger in die Diskussion bzw. in den Dialog zu kommen. Ausnahme: Es handelt sich nicht um ein Meeting, sondern um eine Präsentation mit Auditorium.

2. Holen Sie sich die Erlaubnis, konfrontieren zu dürfen!

Bieten Sie entschlossen den Rahmung für den gemeinsamen Fokus! Holen Sie sich zu Beginn die Erlaubnis aller ein, Abschweifungen konfrontieren zu dürfen.

Was ist eine Konfrontation? Sie ist kein Schuldigsprechen, sondern das Aufzeigen, dass der ursprüngliche Wille und die aktuelle Aktion auseinander fallen und einen Widerspruch bilden. Indem Sie als Moderator*in den Widerspruch aufzeigen, hat die Gruppe die Möglichkeit sich zu steuern und neu zu justieren.

Als Moderator*in benötigen Sie diese Erlaubnis, um Ihren Job machen zu können. Allein mit Fingerspitzengefühl und wohlwollender Autorität ist es nicht immer zu schaffen! Eine gemeinsame Vereinbarung aller Anwesenden zu Beginn (Stichworte: Rollenklärung, Vertragsarbeit!) erleichtert Ihnen und den Beteiligten die Arbeit.

Tipp: Abschweifungen und beginnende Unruhen sind nicht selten auch Hinweise für die Notwendigkeit zu Pausen. Anerkannt ist die berühmte Raucherpause. Noch drängender ist meiner Erfahrung nach die Notwendigkeit für Digitalpausen! Legen Sie alle 25 Minuten fünf  Minuten Digitalpausen ein, um Textnachrichten, E-mails zu checken und zügig zu beantworten.

3. Treffen Sie sich im Stehen!

Mit Scrum, Kanban und anderen agilen Methoden hält auch in deutschen Organisationen das Standup-Meeting (Besprechung im Stehen) Einzug. Das ist eine sinnvolle Entwicklung, vor allem, wenn Sie ohnehin mit Kanban arbeiten.

Soweit Sie dieses Vorgehen im Team noch nicht nutzen: Testen Sie es für 2-4 Wochen und entscheiden dann gemeinsam, wie sie damit weiter verfahren wollen – gern auch im Sitzen ;-)

Tipp: Standup-Meetings sollten nicht länger als 15 Minuten dauern, einen(!) konkreten Zweck verfolgen und eine streng begrenzte Teilnehmeranzahl haben. Denn auch hier gilt: Jeder sollte einen Beitrag leisten und sich zu Wort melden können (siehe 6. Gebot für die Moderation).

4. Treffen Sie sich ruhig in der Mitte!

Arbeiten und agieren Sie in größeren Gruppen, (ab ca. 12-15 Leute), nutzen Sie Innen- und Außenkreise. Das ist die gute alte Fish-Bowl-Methode. In Strategischen Dialogen ist das unser legendäres Bistro, in denen wir schon viele heikle Situationen klären und aufhellen konnten.

Tipp: Nutzen Sie für den Innenkreis einen Stehtisch und die Vorteile von Punkt Nr. 3!

Gruppe von Richter*innen, 2014.

5. Verlaufsprotokolle braucht kein Mensch!

Sie können Verlaufsprotokolle getrost sein lassen. Notieren Sie Entscheidungen und Vereinbarungen (To dos) direkt in die Agenda.

6. Behandeln Sie die Teilnehmende als Kunden!

Zugegeben, wenn Sie diesen Beitrag sowie die anderen beiden Beiträge (Gebote und Verbote für die Moderation) aus Frust-Erfahrungen lesen, mag diese Empfehlung Ihnen realitätsfern und absurd vorkommen. Gleichwohl, sortieren Sie Ihre negativen Erfahrungen, legen Sie sie innerlich beiseite und halten Sie Ausschau nach Ihrem inneren Dienstleister. Moderation ist in der Tat nicht der Platz, um das zu sagen, was Sie schon immer mal sagen wollten. Geben Sie den Meeting-Teilnehmern das, was diese brauchen, um ihren Job besser machen zu können. Kundennutzen vor Leistungsschau.

Tipp: Deshalb ist es durchaus problematisch, wenn die Teamleitung zugleich die Moderation übernimmt. Das ist eine Verquickung sinnvoller Rollen in Gruppengesprächen, die nicht selten in der Praxis zu Frust und Resignation führen. Deshalb, trennen Sie personell Teamleitung und Moderation. Moderation kann nur jemand machen, der nicht zwingend inhaltlich mitarbeiten muss.

7. Neutralität und Allparteilichkeit!

Als Dienst am Kunden, am fokussierten, agenda-gesteuerten Arbeiten der Teilnehmenden ist Moderation inhaltlich neutral zu verstehen und personell allparteilich. Moderation sollte sich nicht inhaltlich auf eine Seite bei Entscheidungsfragen stellen und stets darauf achten, niemanden auszuschließen, sondern für Alle zugleich zu agieren. Deshalb dient Moderation der Unterstützung auch der leisen und zurückhaltenden Personen im Team.

8. Wechseln Sie Stille ein!

Moderation verschafft im Namen der Gruppe den Stillen Gehör. Stille helfen Ihrerseits, Vielredner die Leitplanken aufzuzeigen.

Die Erfahrung zeigt jedenfalls, dass Stille stets mitdenken und eben nur selten zu Wort kommen (wollen). Manchmal mögen sie schüchtern sein, manchmal allzu höflich, zuweilen auch unsicher, aber stets sind sie inhaltlich ebenso für das Meeting maßgebend und manchmal allein entscheidend. Deshalb – Moderation muss Stille ins Spiel bringen und Ihre Ideen freien Lauf geben.

Tipp: Stille sind die Joker des Moderators, die in einer verfahrenen Situation oder kurz vor Schluss das Spiel allein entscheiden können. Wechseln Sie sie rechtzeitig ein.

9. Zeitnot rechtzeitig ansprechen!

Apropos rechtzeitig. Sprechen Sie Zeitnot (der Gruppe) rechtzeitig an. Es sollte keinesfalls offene Enden geben. Ist für Sie als Moderator absehbar, dass die Agenda nicht eingehalten werden kann oder ein Tagesordnungspunkt seinen geplanten Zeitraum sprengt, sprechen Sie es die Problematik an. Einerseits, weil die Teilnehmer ohnehin mitdenken, -rechnen und -fiebern – und wissen, dass die Zeit nicht reicht. Zum anderen, weil die Moderation das Problem nicht allein lösen kann. Verlängerungen oder Vertagungen sind Entscheidungsfragen für die Meeting-Teilnehmer oder die Meeting-Leitung. Deshalb: ansprechen, rechtzeitig.

10. Priorisieren Sie die Tagesordnungspunkte mit der Gruppe!

Soweit neue Punkte während der Sitzung aufkommen oder etwas anderes zu priorisieren ist, gehen Sie nicht der Versuchung, äh’ Überforderung auf den Leim, dass als Moderation allein zu machen. Nutzen Sie die Gruppe für die Entscheidungen und bieten das passende Verfahren dafür an, z.B. dieses hier:

• Priorität A…muss unbedingt besprochen werden.
• Priorität B: …sollten wir besprechen, zumindest kurz.
• Priorität C: …sofern Zeit bleibt, ansprechen, ansonsten auf kommendes Meeting vertagen.