Kommunikation in Gruppen – Von Dialogmythen und Meetingterrorismus
Wie Menschen miteinander reden können – und wann sie es wie sollten!
Wenn Menschen etwas gemeinsam schaffen, kommunizieren sie. Nicht selten erscheint der Kommunikations- und Schaffensprozess ineffizient. Veränderungen jedoch oder gar Effizienzsteigerungen sind höchst anspruchsvoll, wie uns das Change-Management bisher gelehrt hat. Zuweilen erscheint es schier unmöglich.
Im Folgenden wird dazu nicht der Weisheit letzter Schluss verkündet. Aber ein paar wichtige Tatsachen über das Kommunikationsverhalten von und in Gruppen können helfen, effizienter in Meetings und anderen Arbeitssettings zu (inter-)agieren.
Ist man sich über die Ineffizienz erst einmal gemeinsam einig geworden, erscheint es unbedingt erforderlich, gemeinsam zu klären, wie man denn nun miteinander kommunizieren und arbeiten will. Bereits mit dieser gemeinsam zu beantwortenden Frage verlässt man das Feld der Ineffizienz und Trivialität – und macht sich gemeinsam auf, eine Reise durchs vukaeske Dickicht zu beginnen.
Der folgende Beitrag soll Klarheit darüber verschaffen, welche gemeinsamen Kommunikationsrunden zur Wahl stehen und wann welche sich lohnt. Kommunikationsrunden bezeichnet die verschiedenen Modi, in denen (insbesondere in Gruppen) gearbeitet wird, wofür und mit welchem Anlass konkret kommuniziert wird.
Es ist keine Seltenheit…
- dass Meetings anberaumt werden und diskutiert wird, obschon eine Entscheidung ansteht oder
- dass Reden gehalten werden, wo ein Dialog Not täte,
- oder ein Dialog angezettelt wird, wo längst eine (Großgruppen-) Diskussion angebracht scheint.
Einführendes
Diskussionsrunden kennt jeder. In Diskussionen lernen wir, unseren Standpunkt zu verdeutlichen und ggf. durchzusetzen. Gelingt dies nicht auf Anhieb, verhärtet sich die Debatte und Diskussion und wird etwa im klassischen Konflikteskalationsmodell von Fr. Glasl bereits die zweite Stufe einer Konflikteskalation definiert und abgestempelt. Besonders hoch im Kurs stehen Diskussionen nicht, sie würden Zeit rauben, Missstimmungen verschlimmern und Konflikte anheizen. Das führt aber noch lange nicht dazu, dass wir Diskussionen vollkommen vermeiden. In Fernsehrunden feiern sie seit langem Hochkonjunktur und sind z.B. in der politischen Meinungsbildung immer noch das Mittel der Wahl. Ob das klug ist, braucht hier nicht entschieden zu werden. Jedenfalls in der Welt humanistisch-psychologischer Kommunikationskultur sind Diskussionen eher verpönt denn begrüßt. Allenfalls in den tradierten Formen des dialektischen Erkenntnisgewinns werden Diskussionen begrüßt und in Debattierclubs geradewegs trainiert. Welche heilsame Wirkung auf Meinungen und Positionsdenken gerade das trainierende Debattieren hat, vermag nur derjenige beurteilen, der sich einmal leidenschaftlich für eine Sache verbal engagiert hat, die er aus tiefstem Herzen ablehnt. Es sei jedem an dieser Stelle hier empfohlen.
Intention
Beim Diskutieren geht es ums Überzeugen. Indem der eigene Standpunkt klar und eindeutig dargelegt wird, seine förderungswürdigen Gründe erläutert sowie ggf. Argumente gegen andere Standpunkte dargelegt werden, sollen Gesprächspartner oder Zuhörende überzeugt – und damit „Anhänger“ werden.
Gruppendiskussionen in Teams und Organisationen dienen nicht selten dazu, Klarheit über die vorhandenen Standpunkte zu erlangen, das Feld aufzuspannen, indem Meinungsträger und -inhalte dargelegt werden können. Durch die Diskussion entsteht eine Landkarte, die die Positionen und Standpunkte koordinierend darlegt, das Diagramm der möglichen Sichtweisen aufzeigt und die Gruppenmitglieder verorten lässt. In einer Welt der Unklarheit von Problemen und Lösungsansätzen sind diese Wirkungen nicht zu unterschätzen.
Gleichwohl wird nicht selten zu früh und vor allem zu lang diskutiert. Das Präsentieren von Standpunkten verkommt dann zum Argumenten-Bombardement, dass nur Verängstigte und Irritierte in Schützengräben schafft, nicht aber Überzeugte.
Wirkungen
Diskussionen haben eine Tendenz, die beteiligten Gemüter zu erhitzen und die Rede- und Themengeschwindigkeiten zu erhöhen. Diskussionen beschleunigen die Kommunikation, was zunächst dazu führt, dass die Ohren angelegt werden, statt aufgesperrt – und am Ende auch die Augen voreinander verschlossen werden. Augen zu und durch! Mit voller Kraft. Spätestens hier verlieren die konstruktiven Kräfte der Diskussionen jeden Halt und bieten keinen gedeihlichen Boden mehr.
Praxistipp
Von allein erhitzen sich Diskussionen. Es bedarf stets korrigierender Elemente, entweder Metagespräche der Beteiligten oder eine strukturierende und haltgebende Moderation einer diskussionsbefreiten Person. Metagespräche und Moderation bieten die Gewähr, dass das Gute von Diskussionen nicht verloren geht. Damit lassen sich Diskussionen generell gegen ideologischen Dialogterror und vereinnahmender Wohlfühlmentalitäten schützen und bewahren. Denn Teams und Gruppen sollten nicht auf eine gepflegte Diskussionskultur verzichten, sondern ihre Kraft zum Erkenntnisgewinn nutzen dürfen, ohne Angst zu haben, in Konflikten und Chaos unterzugehen. Es sind nicht nur Juristen und Debattierclubmeister, die von Diskussionen profitieren dürfen. In einer VUKA-Welt können wir es uns nicht erlauben, das bewährte Instrument gepflegter Diskussionen zur guten Entscheidungsfindung ungenutzt zu lassen.
Ein Dialog verläuft ruhiger als eine Diskussion, die Beteiligten sind großteils mit Hinhören und Verstehen beschäftigt. Wenn sie etwas sagen, endet es meist in einer Frage. Vor allem offene Fragen unterstützen das Dialoghafte eines Gesprächs.
Im Dialog kreieren Menschen im gemeinsamen Erkunden und Nachdenken einen interaktiven Arbeitsraum, in dem intensiv nach Lösungen gesucht werden kann. Ziel ist es, sich gegenseitig zu verstehen, ohne freilich mit allem einverstanden zu sein.
Das Wort ‚Dialog‘ (griechisch von Dia = durch, Logos = Wort) führt in seiner Begriffsgeschichte darauf zurück, dass sich Menschen durch ihre Worte und Taten erleben. Dabei zielt das Dialogische darauf ab, dass jeder von allen partizipieren kann, um seinen Teil dem Ganzen mitteilen zu können.
Deshalb bedarf das Gruppengespräch, um dialogisch zu sein, Offenheit und Durchscheinbarkeit. Entscheidungsdruck und Mehrheitsgewinnung muss für diesen Zeitraum ausgeschaltet werden. Das ist der Grund, weshalb der Dialog immer entschleunigend wirkt. Die Entscheidungsprozesse z.B. in einem Team oder einer Organisation werden entschleunigt, um alle vorhandenen und möglichen Sichtweisen zu erkennen.
Erfahrungswerte
Dialoge entstehen im Arbeitsleben selten von allein. Das hat damit zu tun, dass Organisationen auf Entscheidungen angelegt sind. Kommunikation in Organisationen haben immer zum Ziel, Entscheidungen treffen zu können. Deshalb muss Kommunikation, die keine Entscheidungskommunikation sein will, sondern Dialog bewusst initiiert werden. Freilich soll der Dialog ebenso wie die Diskussion Entscheidungen ermöglichen, aber diese sind noch keine Entscheidungsrunden. Der Dialog steht im Dienst der Entscheidungsfindung eines Teams bzw. einer Organisation. Deshalb bedarf es spezielle Rahmenbedingungen. Und diese werden z.B. durch einen externen Moderator für alle sichtbar repräsentiert.
(Dass heißt aber nicht, dass jede Moderation auf Dialoge initiiert. Auch Diskussions- und Entscheidungsmoderationen sind möglich.)
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Worum geht es in Entscheidungsrunden?
Entscheidungsrunden sind die Kommunikationsrunden, an deren Ende die Entscheidung steht. Es geht nicht um Informationsgenerierung (Dialoge) oder um Informationsaustausch oder Überzeugenwollen (Diskussionen).
Entscheidungsrunden benötigen benötigen ein transparentes Verfahren, an dessen Ende die Entscheidung für alle Beteiligten vernehmbar steht. Das kann ein demokratisches Mehrheitsverfahren sein oder die Entscheidung der Gruppenführung, ja sogar einer einzelnen Person, die im Anschluss an eine Diskussion z.B. eines Beratergremiums die Entscheidung zu treffen hat.
Erfahrungswerte:
Selten wird in Organisationen die Entscheidungsrunde ausdrücklich getrennt durchgeführt, obschon in der Gesamtorganisation Staat das vorbildlich stattfindet. Im Parlament lässt sich sehr gut die Diskussionsrunde von der Entscheidungsrunde getrennt beobachten. Das ist dort bereits aufgrund der schieren Größe der Beteiligten vonnöten. In kleineren Gruppen und Teams wäre aber zumindest die gedankliche Trennung oftmals sinnvoll. Damit ließe sich die Dialogrunde (Informationsgenerierung) und Diskussionsrunde (Informationsaustausch) fruchtbarer gestalten. In Diskussionen könnten sich die Beteiligten auf überzeugende Argumente konzentrieren und müssten nicht immer schon die Mehrheiten mitdenken. Und Dialoge kämen überhaupt erst zustande. So könnte eine klarer getrennte Entscheidungsrunde (Informationsverarbeitung) entlastend für Dialoge und Diskussionen wirken.
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Worum geht es in Kreativitätsrunden?
Wie der Name schon sagt, geht es um die Erschaffung von Neuem – und kommunikativ heißt das, es geht um die Erschaffung neuer Ideen. Dafür eignen sich nicht nur Brainstorming- und Brainwritting-Methoden, sondern auch noch eine ganze Menge mehr. Wichtig ist nur, dass die Beteiligten Ihre gewohnten Perspektiven und üblichen Gedankenströme verlassen und wirklich Neues denken können.
Erfahrungswerte
Kreativitätsrunden erhalten viel zu wenig Raum! Besonders etablierte und konservierende Organisationen, deren Erfolge bereits Jahre und Jahrzehnte zurückliegen, aber immer noch wirken, haben ihre liebe Mühe, kreativ und insoweit auch innovativ zu sein. Da ist noch viel Luft nach oben.
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Worum geht es in einer Sammelrunde?
Eine Sammelrunde ist eine knappe Form der Dialogrunde, in der die Themen und was gerade anliegt, eingesammelt und für alle Beteiligten transparent gemacht wird. Sie dient der Erstellung der Agenda und prüft, ob genügend Raum vorhanden ist, sich auf Dialoge und Diskussionen zu konkreten Themen einzulassen. Denn wie auch sonst gilt in Arbeitsgruppen, „Störungen gehen vor“. Für Dialogrunden ist kein Raum, wenn vorab „etwas anderes weggeschafft“ werden muss.
Erfahrungswerte
Sammelrunden geben den Auftakt für das Arbeitstreffen, stecken den gemeinsamen Rahmen ab und spannen das Arbeitsfeld auf. Sie stellen das Vorspiel dar, in dem sie die Menschlichkeit der Beteiligten würdigen, die stets mit einer Vorgeschichte (oder einem verdorbenen Frühstück) hergekommen sein können. Nicht selten etwa kommen die Beteiligten mit wahren Meeting-Traumas in neue Arbeitsgruppen und befürchten das Schlimmste. Sammelrunden, die strukturieren, können hier wahre Wunder bewirken.
Worum geht es in Konfliktklärungsrunden?
In Konflikten geht es einerseits um die Frage, was die Beteiligten entzweit, wo sie unterschiedlicher Meinung sind und verschiedene Vorstellungen von dem haben, was war oder sein wird. Andererseits geht es aber auch darum, weshalb sie darüber streiten und damit um die Frage, was sie eint. Es gilt in Konflikten stets der Grundsatz: Wenn einer nicht will, können zwei nicht streiten. Es gibt unzählige Menschen auf der Erde, die eine andere Meinung haben und unterschiedlichste Ansichten zu den verschiedensten Themen – aber nur die wenigsten befinden sich in einem Konflikt. Deshalb ist die Frage immer in Konfliktklärungsrunden präsent: Was eint die Konfliktbeteiligten?
In Konfliktklärungsrunden bedarf es situativ der Auswahl aus den vorherigen Runden. Strukturierte Konfliktklärungsverfahren wählen je nach dem übergeordnetem Ziel dieser Verfahren die vorherigen Kommunikationsrunden aus. So nutzt das Gerichtsverfahren vor allem die Diskussionsrunden dafür, dass der Dritte am Ende des Verfahrens eine Entscheidung fällen und präsentieren kann. Während das Mediationsverfahren zunächst über eine Sammelrunde Klarheit verschafft und anschließend einen Dialog ermöglicht, um die Perspektiven gegenseitig sichtbar zu machen. Zuweilen tauchen natürlich auch in Mediationen Elemente von Diskussionen auf, die aber nicht zu Verhärtungen führen sollen und die der mediativ arbeitende Dritte entsprechend moderiert. Nicht selten allerdings ist bei der Auswahl der erarbeiteten Optionen in der Mediation letztlich eine Diskussion darüber sinnvoll und erwünscht. Zu guter Letzt wird dann gemeinsam entschieden wird, notfalls im Losverfahren, wenn es zwei gleichwertige Lösungsmöglichkeiten gibt.
Vielleicht gibt es noch weitere Kommunikationsrunden. Zusammen mit meinem Kollegen, Johannes Eckmann, habe ich in einer fruchtbaren Sammel-, Kreativitäts- und Dialogrunde diese Typologie zusammengetragen und erarbeitet. Wenn Sie mögen, dann geben Sie uns doch dazu eine Rückmeldung und ergänzen mit weiteren Kommunikationsrunden diesen Beitrag. Wir würden uns freuen.
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