Zusammenfassung

Kapitel

Hallo und herzlich Willkommen hier bei den Episoden der Mediation, [0:06] dem Podcast von Inko Fema zu den praktischen Fragen der Mediation des Konfliktmanagements. Ich bin Sascha Weigel und das ist Folge 39, Abschlussdokumentation bei einer Organisationsmediation. Wie viel Bericht ist nötig, aber auch möglich und erforderlich? Heute geht es um diese heikle Frage. Was darf der Auftraggeber, die Organisation über den Verlauf einer Mediation erfahren? Was darf auch für ihn also dokumentiert werden? Und was bleibt vertraulich im inneren Zirkel der Gesprächsteilnehmer? Vertraulichkeit gilt für viele Mediatoren als Grundprinzip der Mediation. Streng genommen ist sie zwar kein konstitutives Merkmal. Eine Mediation kann ja auch öffentlich stattfinden oder kann aufgezeichnet werden. Es müssen nur alle Beteiligten zustimmen und einverstanden sein. Aber für Mediatorinnen und Mediatoren gilt selbstverständlich § 4 des Mediationsgesetzes die gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten. [1:08] Und das bezieht sich zunächst mal auf alles, was Ihnen in Ausübung Ihrer Tätigkeit bekannt geworden ist. [1:15] Genau hier beginnt bei einer Organisationsmediation die Schwierigkeit. Denn strukturell ist es normal, dass die Auftraggeberperson eben nicht bei den Gesprächen dabei ist, aber ein Interesse daran hat, wie die Mediation vorangekommen ist und ein Rechtfertigungsbedürfnis gegenüber weiteren Gremien, Personen oder Aufsichtsbehörden hat, warum derart viel Geld und Zeit aufgewendet wurde. Die konkreten Konfliktbeteiligten jedoch, die bei den Mediationsgesprächen dabei waren, haben die Erwartungshaltung eines geschützten Gesprächsraumes. Und beides muss halt irgendwie gut zusammengebracht werden. Ich selbst habe diese Bedeutung der Problematik durch eigene Probleme. [2:03] Handwerkliche, mitunter auch schwere, auf jeden Fall auch peinliche Fehler erst lernen müssen. Ich erinnere mich an einen Fall zum Beispiel vor einigen Jahren. Da habe ich einen Auftrag eines Forschungsinstitutes erhalten, ein Team in der Konfliktbearbeitung zu helfen und sie da zu begleiten. Da gab es erhebliche Spannungen, sowohl innerhalb des Teams als auch mit der Führungskraft. Und es gab zu vielen Gesprächen, sowohl in der großen Runde mit allen Beteiligten, als auch einzelne Vermittlungsgespräche, als auch Einzelgespräche, die also da von Nöten waren. Und gegen Ende dann bat mich die Institutsleitung, den Fall auch zu dokumentieren. Also damit sie was in Händen hat, was sie braucht für die Bücher und auch rechtfertigen kann, dass dort ja doch ganz nennenswerte Summen geflossen sind in die Konfliktbearbeitung. Termine, Aufwand, Verlauf sollte irgendwie mitgeteilt werden. Ich sagte da auch problemlos zu, weil ich das Ansinnen nachvollziehen konnte, merkte dann aber beim Schreiben und beim Verfassen dieser Dokumentation oder des Berichtes. [3:18] Dass das gar nicht so leicht war und dass ich ganz schön dann ins Schwitzen gekommen bin. Denn auch einfachste Informationen, wer hat mit wann mit wem gesprochen in der Mediation, hat möglicherweise Rückschlüsse zugelassen. [3:35] Wer danach sucht, wo halt das Problem liegt, wer dran schuld ist, dass das alles so aufwendig ist, wer sich querstellt, bockig stellt, auf die Hinterbeine stellt oder was es noch alles so für, bildhafte Sprachformulierungen gibt, dass man das irgendwie abwälzen kann, dass das hier einen Schuldigen gibt. Nicht, dass die konkrete Auftraggeberperson danach gesucht hätte, aber allein die Möglichkeit hat mich als Mediator also in Fragestellungen gebracht, wo mir klar war, okay, in dem Moment ist das Ganze zu spät. Also der Reihe nach. Ich notierte den Zeitaufwand und den Zeitraum, die konkreten Termine, wann ich mit wem gesprochen habe, ähnlich wie bei der Rechnungslegung, und konnte dann noch einzelne Überschriften oder Themenpunkte benennen, die doch sehr abstrakt gehalten waren, aber dem Bedürfnis der Nachvollziehbarkeit Rechnung trug. Das war dann auch so akzeptiert worden und dennoch habe ich aus dieser konkreten Fall-Situation einiges gelernt. Zunächst mal. [4:51] Gesprächsinhalte und Prozessdaten sind nicht dasselbe. Persönliche Schilderungen, Vorwürfe, Mitteilungen aus Einzelgesprächen, die bleiben grundsätzlich im geschützten Gesprächsraum der konkret Anwesenden. Angaben zu Zeitraum, Formaten, Aufwand und Verfahrensstand können hingegen schon berichtsfähig sein. Das ist auch den Beteiligten klar. Das haben mir Nachfragen deutlich gemacht, dass die das selbstverständlich fanden, dass da auch etwas an die Führungskraft dann mitgeteilt werden musste, also an die Leitungskraft. Aber auch solche Prozessdaten können mitunter sensibel werden, wenn sie zum Beispiel Rückschlüsse auf Themen einzelner Personen oder Konfliktrollen erlauben. Zuweilen ist auch eine spezifische Gesprächsformation durchaus problematisch mitzuteilen. In einem anderen Fall, in einem Kontext einer Teammediation, habe ich mal in einer Vermittlungssituation herausgefunden von zwei Personen, dass die ein intimes Verhältnis pflegten als Teammitglieder. Der Umgang im Kontext der gesamten Konfliktklärung erforderte dann weitere Gespräche, also ein konstruktiver Umgang mit dieser Situation, die für die Beteiligten nicht einfach war. [6:04] Dass diese Gespräche stattfinden mussten, war zwar klar, aber hätte, wenn die konkret Beteiligten auch benannt worden wären, zu Fragestellungen bei den Kollegen als auch bei den Vorgesetzten geführt. Deshalb habe ich das bei der Rechnungslegung als auch bei der Dokumentation, völlig aus vorgelassen, mit wem ich im Einzelnen gesprochen habe. Ich habe also nicht einmal die Namenskürze verwendet, wer da bei mir im Gespräch war und wer nicht, sondern ich habe nur geschrieben und dann und dann habe ich gearbeitet. In anderen Fällen ist das überhaupt unproblematisch, sondern den Beteiligten völlig klar, mit wem ich da als Mediator sprechen muss und wer miteinander zu sprechen hat. [6:51] Zweitens, der Gesprächskreis als auch der Rückmeldekreis. [6:58] Der die Berichte oder Dokumente dann zu Gesicht bekommt, die müssen weitestgehend vorab geklärt werden. Wer nimmt also an der Mediation teil und wer erhält später welche Informationen? Ein berechtigtes Informationsinteresse des Auftraggebers dabei hebt natürlich die Verschwiegenheit nicht einfach auf. Und ebenso braucht es eine Vereinbarung darüber, was der Inhalt, der Zweck und der Form der Rückmeldung ist. In aller Regel, zumindest in meinen Mediationen, ist der Zweck die Nachvollziehbarkeit aus Finanz- und Controlling-Sicht. Aber das kann mitunter in anderen Konstellationen anders sein. Drittens, eine Abstimmung oder ein Abstimmungsbedarf bedeutet nicht, dass es nachträgliche Beliebigkeiten gibt oder ein einseitiges Vetorecht. Die Beteiligten sollten einen Bericht vor der Weitergabe sehen, also der Gesprächskreis, sollte den Bericht, der an den Rückmeldekreis geht, durchaus vorher sehen können und auf sensible oder missverständliche Stellen hinweisen können. Aber sie haben im engeren Sinne oder im formalen Sinne kein Vetorecht. Entscheidend bleibt die vereinbarte Rückmeldeprozedur. Weder ein einseitiges Vetorecht als auch ein aufflammender Informationswunsch des Auftraggebers können das einfach einseitig aufheben. [8:26] Und das Wichtigste war natürlich, ich habe diese Themen zu Beginn einer Mediation, meistens sogar noch bevor eine Mediation formal beginnen kann, nämlich bei der Frage, wird der Auftrag zu einer Mediation auch erteilt und damit im Auftragsklärungsgespräch ein paar Fragen zu stellen. Wer erhält am Ende eine Rückmeldung? Wozu wird sie benötigt? Welche Information soll sie enthalten? Wie wird sie mit dem Beteiligten abgestimmt und wer bewahrt sie auch wie lange auf? Das sind die Dinge, die im Auftragsklärungsgespräch bereits angesprochen werden müssen, auch wenn das in der Praxis nicht ganz einfach ist. [9:09] Mein Fazit insgesamt, Vertraulichkeit bedeutet nicht, dass der Mediator nichts sagen darf. Vertraulichkeit bedeutet, dass die Informationswege im Angesicht von § 4 Mediationsgesetz, als auch im Angesicht der Organisationskultur und, Organisationsstruktur als auch angesichts der Interessenlage bewusst gestaltet werden. Und eine gute Rückmeldung, eine gute Dokumentation schützt den Gesprächsraum der, Beteiligten des Gesprächskreises und ermöglicht aber auch der Organisation und damit der verantwortlichen Personen, eine angemessene Nachvollziehbarkeit und damit auch eine gute Erfahrung mit Mediation als Instrument der Organisation. Und daran ist uns Mediatoren, will ich mal sagen, auch eine ganze Menge gelegen. Wenn also erst am Ende darüber gestritten wird, was der Auftraggeber erfahren darf, dann ist das kein Verschliegenheitsproblem, sondern eine Lücke in der Auftragsklärung. [10:16] Damit dir und euch das nicht geschehen möge, gab es diese Episode. Wenn sie dir gefallen hat, dann hinterlass doch gerne ein Feedback und eine Sternebewertung. Das würde dem Podcast helfen und mir, der diesen Podcast hostet, ebenso. Ich wünsche dir gutes Gelegen bei deinen Fällen. Ich verabschiede mich mit besten Wünschen. Bis zum nächsten Mal. Kommt gut, hieß Zeit. 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[0:06] dem Podcast von Inko Fema zu den praktischen Fragen der Mediation des Konfliktmanagements. Ich bin Sascha Weigel und das ist Folge 39, Abschlussdokumentation bei einer Organisationsmediation. Wie viel Bericht ist nötig, aber auch möglich und erforderlich? Heute geht es um diese heikle Frage. Was darf der Auftraggeber, die Organisation über den Verlauf einer Mediation erfahren? Was darf auch für ihn also dokumentiert werden? Und was bleibt vertraulich im inneren Zirkel der Gesprächsteilnehmer? Vertraulichkeit gilt für viele Mediatoren als Grundprinzip der Mediation. Streng genommen ist sie zwar kein konstitutives Merkmal. Eine Mediation kann ja auch öffentlich stattfinden oder kann aufgezeichnet werden. Es müssen nur alle Beteiligten zustimmen und einverstanden sein. Aber für Mediatorinnen und Mediatoren gilt selbstverständlich § 4 des Mediationsgesetzes die gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten.

[1:08] Und das bezieht sich zunächst mal auf alles, was Ihnen in Ausübung Ihrer Tätigkeit bekannt geworden ist.

[1:15] Genau hier beginnt bei einer Organisationsmediation die Schwierigkeit. Denn strukturell ist es normal, dass die Auftraggeberperson eben nicht bei den Gesprächen dabei ist, aber ein Interesse daran hat, wie die Mediation vorangekommen ist und ein Rechtfertigungsbedürfnis gegenüber weiteren Gremien, Personen oder Aufsichtsbehörden hat, warum derart viel Geld und Zeit aufgewendet wurde. Die konkreten Konfliktbeteiligten jedoch, die bei den Mediationsgesprächen dabei waren, haben die Erwartungshaltung eines geschützten Gesprächsraumes. Und beides muss halt irgendwie gut zusammengebracht werden. Ich selbst habe diese Bedeutung der Problematik durch eigene Probleme.

[2:03] Handwerkliche, mitunter auch schwere, auf jeden Fall auch peinliche Fehler erst lernen müssen. Ich erinnere mich an einen Fall zum Beispiel vor einigen Jahren. Da habe ich einen Auftrag eines Forschungsinstitutes erhalten, ein Team in der Konfliktbearbeitung zu helfen und sie da zu begleiten. Da gab es erhebliche Spannungen, sowohl innerhalb des Teams als auch mit der Führungskraft. Und es gab zu vielen Gesprächen, sowohl in der großen Runde mit allen Beteiligten, als auch einzelne Vermittlungsgespräche, als auch Einzelgespräche, die also da von Nöten waren. Und gegen Ende dann bat mich die Institutsleitung, den Fall auch zu dokumentieren. Also damit sie was in Händen hat, was sie braucht für die Bücher und auch rechtfertigen kann, dass dort ja doch ganz nennenswerte Summen geflossen sind in die Konfliktbearbeitung. Termine, Aufwand, Verlauf sollte irgendwie mitgeteilt werden. Ich sagte da auch problemlos zu, weil ich das Ansinnen nachvollziehen konnte, merkte dann aber beim Schreiben und beim Verfassen dieser Dokumentation oder des Berichtes.

[3:18] Dass das gar nicht so leicht war und dass ich ganz schön dann ins Schwitzen gekommen bin. Denn auch einfachste Informationen, wer hat mit wann mit wem gesprochen in der Mediation, hat möglicherweise Rückschlüsse zugelassen.

[3:35] Wer danach sucht, wo halt das Problem liegt, wer dran schuld ist, dass das alles so aufwendig ist, wer sich querstellt, bockig stellt, auf die Hinterbeine stellt oder was es noch alles so für, bildhafte Sprachformulierungen gibt, dass man das irgendwie abwälzen kann, dass das hier einen Schuldigen gibt. Nicht, dass die konkrete Auftraggeberperson danach gesucht hätte, aber allein die Möglichkeit hat mich als Mediator also in Fragestellungen gebracht, wo mir klar war, okay, in dem Moment ist das Ganze zu spät. Also der Reihe nach. Ich notierte den Zeitaufwand und den Zeitraum, die konkreten Termine, wann ich mit wem gesprochen habe, ähnlich wie bei der Rechnungslegung, und konnte dann noch einzelne Überschriften oder Themenpunkte benennen, die doch sehr abstrakt gehalten waren, aber dem Bedürfnis der Nachvollziehbarkeit Rechnung trug. Das war dann auch so akzeptiert worden und dennoch habe ich aus dieser konkreten Fall-Situation einiges gelernt. Zunächst mal.

[4:51] Gesprächsinhalte und Prozessdaten sind nicht dasselbe. Persönliche Schilderungen, Vorwürfe, Mitteilungen aus Einzelgesprächen, die bleiben grundsätzlich im geschützten Gesprächsraum der konkret Anwesenden. Angaben zu Zeitraum, Formaten, Aufwand und Verfahrensstand können hingegen schon berichtsfähig sein. Das ist auch den Beteiligten klar. Das haben mir Nachfragen deutlich gemacht, dass die das selbstverständlich fanden, dass da auch etwas an die Führungskraft dann mitgeteilt werden musste, also an die Leitungskraft. Aber auch solche Prozessdaten können mitunter sensibel werden, wenn sie zum Beispiel Rückschlüsse auf Themen einzelner Personen oder Konfliktrollen erlauben. Zuweilen ist auch eine spezifische Gesprächsformation durchaus problematisch mitzuteilen. In einem anderen Fall, in einem Kontext einer Teammediation, habe ich mal in einer Vermittlungssituation herausgefunden von zwei Personen, dass die ein intimes Verhältnis pflegten als Teammitglieder. Der Umgang im Kontext der gesamten Konfliktklärung erforderte dann weitere Gespräche, also ein konstruktiver Umgang mit dieser Situation, die für die Beteiligten nicht einfach war.

[6:04] Dass diese Gespräche stattfinden mussten, war zwar klar, aber hätte, wenn die konkret Beteiligten auch benannt worden wären, zu Fragestellungen bei den Kollegen als auch bei den Vorgesetzten geführt. Deshalb habe ich das bei der Rechnungslegung als auch bei der Dokumentation, völlig aus vorgelassen, mit wem ich im Einzelnen gesprochen habe. Ich habe also nicht einmal die Namenskürze verwendet, wer da bei mir im Gespräch war und wer nicht, sondern ich habe nur geschrieben und dann und dann habe ich gearbeitet. In anderen Fällen ist das überhaupt unproblematisch, sondern den Beteiligten völlig klar, mit wem ich da als Mediator sprechen muss und wer miteinander zu sprechen hat.

[6:51] Zweitens, der Gesprächskreis als auch der Rückmeldekreis.

[6:58] Der die Berichte oder Dokumente dann zu Gesicht bekommt, die müssen weitestgehend vorab geklärt werden. Wer nimmt also an der Mediation teil und wer erhält später welche Informationen? Ein berechtigtes Informationsinteresse des Auftraggebers dabei hebt natürlich die Verschwiegenheit nicht einfach auf. Und ebenso braucht es eine Vereinbarung darüber, was der Inhalt, der Zweck und der Form der Rückmeldung ist. In aller Regel, zumindest in meinen Mediationen, ist der Zweck die Nachvollziehbarkeit aus Finanz- und Controlling-Sicht. Aber das kann mitunter in anderen Konstellationen anders sein. Drittens, eine Abstimmung oder ein Abstimmungsbedarf bedeutet nicht, dass es nachträgliche Beliebigkeiten gibt oder ein einseitiges Vetorecht. Die Beteiligten sollten einen Bericht vor der Weitergabe sehen, also der Gesprächskreis, sollte den Bericht, der an den Rückmeldekreis geht, durchaus vorher sehen können und auf sensible oder missverständliche Stellen hinweisen können. Aber sie haben im engeren Sinne oder im formalen Sinne kein Vetorecht. Entscheidend bleibt die vereinbarte Rückmeldeprozedur. Weder ein einseitiges Vetorecht als auch ein aufflammender Informationswunsch des Auftraggebers können das einfach einseitig aufheben.

[8:26] Und das Wichtigste war natürlich, ich habe diese Themen zu Beginn einer Mediation, meistens sogar noch bevor eine Mediation formal beginnen kann, nämlich bei der Frage, wird der Auftrag zu einer Mediation auch erteilt und damit im Auftragsklärungsgespräch ein paar Fragen zu stellen. Wer erhält am Ende eine Rückmeldung? Wozu wird sie benötigt? Welche Information soll sie enthalten? Wie wird sie mit dem Beteiligten abgestimmt und wer bewahrt sie auch wie lange auf? Das sind die Dinge, die im Auftragsklärungsgespräch bereits angesprochen werden müssen, auch wenn das in der Praxis nicht ganz einfach ist.

[9:09] Mein Fazit insgesamt, Vertraulichkeit bedeutet nicht, dass der Mediator nichts sagen darf. Vertraulichkeit bedeutet, dass die Informationswege im Angesicht von § 4 Mediationsgesetz, als auch im Angesicht der Organisationskultur und, Organisationsstruktur als auch angesichts der Interessenlage bewusst gestaltet werden. Und eine gute Rückmeldung, eine gute Dokumentation schützt den Gesprächsraum der, Beteiligten des Gesprächskreises und ermöglicht aber auch der Organisation und damit der verantwortlichen Personen, eine angemessene Nachvollziehbarkeit und damit auch eine gute Erfahrung mit Mediation als Instrument der Organisation. Und daran ist uns Mediatoren, will ich mal sagen, auch eine ganze Menge gelegen. Wenn also erst am Ende darüber gestritten wird, was der Auftraggeber erfahren darf, dann ist das kein Verschliegenheitsproblem, sondern eine Lücke in der Auftragsklärung.

[10:16] Damit dir und euch das nicht geschehen möge, gab es diese Episode. Wenn sie dir gefallen hat, dann hinterlass doch gerne ein Feedback und eine Sternebewertung. Das würde dem Podcast helfen und mir, der diesen Podcast hostet, ebenso. Ich wünsche dir gutes Gelegen bei deinen Fällen. Ich verabschiede mich mit besten Wünschen. Bis zum nächsten Mal. Kommt gut, hieß Zeit. Ich bin Sascha Weige.