#35 EdM
Auftragsklärungsgespräch bei einer Organisationsmediationen
Zusammenfassung
In dieser Episode sprechen wir über eine Fallfrage aus unserer Mediations- und Konfliktberatungspraxis. Es geht um die Auftragsklärung in einer komplexen Organisation und darum, wie wichtig es ist, den Rahmen einer Mediation von Anfang an sauber zu klären.
Wir schildern einen konkreten Fall mit zwei Abteilungsleiterinnen, bei dem der Auftrag zunächst über eine Personalstelle und später nur über eine vertretene Bereichsleitung lief. Ein gemeinsames Gespräch mit der auftraggebenden Stelle, den Konfliktparteien und der Mediationsperson kam nicht zustande, obwohl genau dieses Dreieck für die Klärung der Erwartungen und Rahmenbedingungen wichtig gewesen wäre.
Trotz des schwierigen Starts führen wir die Mediation mit Einzelgesprächen und einem gemeinsamen Termin fort. Das Gespräch bleibt anstrengend und bringt zunächst kein Ergebnis. Unter Zeitdruck und mit hoher Arbeitsbelastung entsteht Unzufriedenheit, und eine Partei hält sich mit einer Fortsetzung zurück.
Wir machen deutlich, dass die fehlende Auftragsklärung später zu Problemen führte. Die Rückmeldung aus dem Verfahren wurde einseitig an die nächsthöhere Stelle weitergegeben, obwohl diese nicht in den Prozess eingebunden war. Daraus leiten wir ab, dass bei Organisationsmediationen die auftraggebende und vorgesetzte Stelle früh und sichtbar eingebunden werden muss.
Abschließend betonen wir, dass im Auftragsklärungsgespräch auch die Verbindlichkeit des Verfahrens angesprochen werden sollte. Die Beteiligten sollen die Mediation nicht als nachrangig betrachten, sondern als Teil ihrer Arbeit, damit sie nicht bei den ersten Schwierigkeiten aussteigen.
Kapitel
0:08 Einführung
0:47 Auftrag in der Organisation klären
2:43 Das fehlende Auftragsdreieck
4:23 Schwierige Mediation ohne Ergebnis
5:36 Folgen der unklaren Beauftragung
7:58 Klare Erwartungen an die Beteiligten
Episoden der Mediation.
Der Podcast zu den praktischen Fragen zur Mediation und des Konfliktmanagements.
vollständiges Transkript der Episode
[0:00]Herzlich Willkommen hier wieder zu den Episoden der Mediation im Podcast von Inko Fehmer zu den praktischen Fragen der Mediation des Konfliktmanagements.
[0:08]
Einführung ins Videopodcast-Format
[0:09]Ich bin Sascha Weigel und erläutere in diesem Podcast Fallfragen aus meiner Mediations- und konfliktberaterischen Praxis. Dieses Mal im neuen Ambiente, nicht nur als Podcast wird diese Episode aufgenommen, sondern auch als Video, also ein Videopodcast, oder auch dann, wie das schon länger so bezeichnet wird, als Vlog, dann ausgespielt. Das ist ja der neue Trend und ich will das mit einer Episode beginnen, die es mir letztens in der Praxis in sich hatte, die mir die Praxis dort nochmal deutlich vor Augen geführt hat.
[0:47]
Auftrag in der Organisation klären
[0:48]Es geht um die Frage der Auftragsklärung in einer komplexen Organisation und wie das für die Mediation, die dann zwei Personen durchführen sollten, dann auch geschieht und was daraus erwachsen kann. Denn hier ist es dann doch zu Problemen gekommen, auch aus meiner Sicht jetzt als Mediator, die ich mir gerne erspart hätte. Und zwar war Folgendes passiert. Große Organisation, es gibt eine Auftragsklärung.
[1:23]Oder es gibt eine Beauftragung durch das Personalamt, wo sozusagen der Rahmenvertrag.
[1:31]Existierte. Herr Weigel, wir haben in einem Bereich dort Schwierigkeiten und es ist eine Mediation angedacht. Die Parteien haben sich auch soweit schon damit einverstanden erklärt. Damit war gemeint, die zwei Personen, zwei Abteilungsleiterinnen und ich frage natürlich nach der auftraggebenden Person. Das ist nicht die Person aus der Personalabteilung, sondern dann eine übergeordnete Bereichsleitung. Diese Person ist allerdings nicht für ein Gespräch erreichbar gewesen und ich habe mich mit einer Vertreterperson beschäftigt oder mit einer Vertreterperson dann begnügt. Das war auch nachvollziehbar erklärt. Es gab Zeitdruck, es gab verschiedene andere Anforderungen. Und die Person, mit der ich dann gesprochen habe, war auch mit dem Fall soweit, vertraut, weil das schon über mehrere Monate ging. Also dachte ich, okay, gut, sei es drum.
[2:34]Und mir wurde die Sicht der Organisation geschildert. Das war alles unverfänglich, so wie das sich in vielen anderen Fällen auch schon zugetragen hat.
[2:43]
Das fehlende Auftragsdreieck
[2:44]Was auch nicht möglich wurde, ist ein Gespräch, eine Auftragsklärung, bei der sowohl die auftraggebende Stelle hier vertreten, also durch, eine Frau sozusagen aus dem Bereich und den Konfliktparteien in Anwesenheit meiner Person, Wo also im klassischen Dreieck, die einzelnen Arbeitsbeziehungen angesprochen werden konnten und geschaut werden konnte, ob der Auftrag klar ist für jede Seite. Also, dass sowohl die Konfliktparteien mich als Mediator kennenlernen und verstehen, was ich für einen Auftrag bekommen habe von der Organisation, dass ich prüfen konnte, inwieweit die Organisation den Auftrag klar an ihre Mitarbeiter vergeben hat und diese auch nochmal nachprüfen konnten über Fragestellungen. Das auch ich dann durchführen konnte, dass da also keine Missverständnisse aufkommen und was auch die Rahmenbedingungen sind, innerhalb derer die Lösung gefunden werden sollte bzw. Gewünscht war. Dazu kam es auch nicht, weil die zwei Abteilungsleiter dort sehr, eigenständig sind und es nicht zu einem gemeinsamen Termin kommen konnte in einer absehbaren Zeit.
[4:02]Okay, lege ich halt los. Alle sind sich einig, dass es eine gute Idee ist und wir fangen dann an zu arbeiten. Erstmal Einzelgespräche, dann der gemeinsame Termin ist dann auch mal gefunden und dann findet das Gespräch statt. Das war nicht einfach.
[4:18]Ein gemeinsamer Termin war dann gefunden. Das war nicht einfach durchzuführen.
[4:23]
Schwierige Mediation ohne Ergebnis
[4:23]Wir haben gut zwei Stunden gearbeitet. Es wurden nicht gleich Ergebnisse handfest für die Beteiligten irgendwie deutlich und erkennbar vereinbart. Hoher Zeitdruck, hohe Arbeitsbelastung hat dann zu Unzufriedenheit geführt, dass das nicht schneller vonstatten geht. Aber das war das übliche Geschehen, was dann allerdings dazu führte, dass eine Seite, das Gespräch sinnvoll fand und sie fortgeführt hätte, diese Gespräche, und die andere Seite sich das vorbehalten hat, da jetzt zuzusagen, die Alternative auch nicht sehr angemessen war oder sehr anregend war und das belassen hat. Und wir sind erstmal ohne Ergebnis auseinandergegangen. Ich habe mich gemeldet, die Parteien können jetzt erstmal das setzen lassen. Ich würde mich dann die Woche drauf melden und schauen, inwieweit ein zweiter Termin zustande kommt.
[5:24]Harte Stück Arbeit im Ganzen, aber der Punkt, worauf ich hinaus will und wo es sich dann gezeigt hat, dass das Auftragstreik zu Beginn enorm wichtig ist.
[5:36]
Folgen der unklaren Beauftragung
[5:36]Die Mitteilungen aus dem Mediationsgespräch, dass das nicht sehr befriedigend war, dass da keine Lösung wurde, war nicht nur einfach mitgeteilt, sondern wurde dann eben an die, Bereichsleitung, an die nächst zuständige Stelle, die vorgesetzten Stelle dann mitgeteilt und dass das nichts bringt und die Person entscheiden sollte. Das war einseitig vorgetragen, es war nicht abgestimmt, insoweit war das schon problematisch, aber auch, und das ist der Punkt, dass diese zuständige Stelle, die nächstvorgesetzte Stelle, als erreichbar über eine E-Mail oder ein Telefonat oder auch ein Gespräch noch, vorgestellt wurde, noch sich noch gedacht wurde, weil sie eben nicht in den Prozess vorher eingebunden war. Und das schafft das Auftragsklärungsdreieck zu Beginn, dass man also nicht nur mit den zwei Konfliktparteien arbeitet, die dann ihre Zustimmung zu Mediationsgesprächen geben, sondern die auftraggebende Stelle, die eine höhere sein muss.
[6:49]Diesen Auftrag verteilt und zwar in Anwesenheit der Mediationsperson gegenüber den Medianten. Und dadurch die Medianten auch sehen, okay, diese Stelle ist involviert und hat Erwartungen an mich und uns beide als Konfliktparteien.
[7:07]Und daran wird dann nochmal geprüft, ob es sich überhaupt lohnt, eine Mail zurückzuschreiben oder einen Anruf oder eben nach der erstbesten Situation bzw. Nach der erstfrustrierendsten Situation das Handtuch geworfen wird und gesagt wird, Chef, das wird doch nichts. So, das bringt alles nichts. Dieses Bedenken, ob das was bringt oder nicht, das muss in der Auftragsklärung angefragt werden und angesprochen werden. Und das ist ein ganz entscheidender Punkt, den ich hier in der Situation, nicht übersehen habe, den hätte ich schon gerne gewollt, aber es hat nicht funktioniert, es war nicht erreichbar, ohne höhere Kosten in Anspruch zu nehmen, an Zeit, an Aufwand und das hat sich dann später.
[7:55]Negativ ausgezahlt.
[7:58]
Klare Erwartungen an die Beteiligten
[7:58]Daher mein Plädoyer und Hinweis mit dieser Episode, achte den Organisationsmediation darauf, dass nicht nur die unmittelbaren Konfliktparteien ins Gespräch kommen und in die Mediation und Ja sagen dazu, sondern vor allen Dingen, dass sie das in Anwesenheit ihrer vorgesetzten Person, die die auftraggebende, Stelle in diesem Mediationsfall dann ist und dann eben nicht bei der erstbesten Situation das Handtuch geworfen wird. Diese Bindungswirkung, diese Verpflichtungswirkung, konsistent und engagiert auch an dieser Sache zu arbeiten, ist wichtig und muss produziert werden. Und die auftraggebende Stelle muss deutlich machen, und darauf dürfen wir hinarbeiten im Auftragsklärungsgespräch, dass die einrührende, auftraggebende, vorgesetzte Stelle klar macht, diese Mediationsgespräche, die ich von euch erwarte.
[9:04]Gehören hier genauso zur Arbeit wie die anderen Projekte, die ihr bearbeitet. Und ich sage jetzt, das ist gleichwertig, wenn nicht sogar vorrangig.
[9:13]Damit diese Hintertür geschlossen ist. Und der mentale Schluss, naja, das sind ja hier nur Gespräche, ich habe Besseres zu tun, ich habe wichtigere Projekte, ich habe wichtigere Zeitfristen einzuhalten, als hier rumzusitzen. Denn dieses Rumsitzen ist die Passivität, die abgestellt werden muss, sondern dass man genauso aktiv an diesem Mediationstisch sitzt wie an sonstigen Projekten, hier ein gelingendes Ergebnis hinzubekommen. Das sind die Hintertüren. Wenn die offen bleiben, machen sie den meisten Wind und stören auch am ehesten die Mediation als Prozess, als gelingenden Prozess. Daher am Anfang dran denken, wo es am Ende enden könnte. Und in diesem Sinne wünsche ich euch gutes Gelingen. Das war es für dieses Mal. Danke fürs Zuhören. Und ich hoffe, du hast die ein oder andere Idee oder auch Warnung hier mitgenommen, dass du für deine Praxis entsprechende Rückschlüsse ziehen kannst. Oder Entscheidungen jetzt für Anstehende. Ich verabschiede mich mit den besten Wünschen. Bis zum nächsten Mal. Kommt gut durch die Zeit. Ich bin Sascha Weigel und werde hier in diesem Podcast weitere Episoden der Mediation, der Mediationspraxis und der konfliktberaterischen Praxis vorstellen und, hoffe, dass das auch hier im Videopodcast, funktioniert. Bis dahin, gute Zeit.
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