Mediationsklauseln in privatrechtlichen Verträgen

25 Grundlagen von Mediation (12)

Mediation – der intelligente Weg in Konflikten

Mediationsverfahren ermöglichen es auch stärker zerstrittenen Parteien, ihre Konflikte fernab der Gerichte wirksam und verbindlich zu lösen.

Aus der Perspektive der (staatlichen) Gerichte stellt das mediative Bearbeiten der Konfliktsituation durchaus eine kostensparende und selbstbestimmte Variante dar.

Gleichwohl nutzen die Parteien diese Möglichkeit immer noch zu selten. Sie verpassen damit die damit verbundenen Chancen, präventiv und gemeinsam zu vereinbaren, wie sie gemeinsam vorgehen werden, wenn es einmal zu Streit und Zwist kommen sollte.

Und dabei ist wenig sicherer als Konflikte, wenn Menschen zusammen arbeiten, Projekte umsetzen und Visionen verwirklichen wollen. Die Zeit, die sie miteinander verbringen werden, wird mit Sicherheit eher früher als später konflikthaft erlebt werden.

Mediationsklauseln bieten Orientierung

Mediationsklauseln in Verträgen können für besonders kritische Zeiten Orientierung bieten und gute Lösungen hervorbringen. Es ist daher sinnvoll, sich gemeinsam vorab darauf zu verständigen.

Sie versperren natürlich nicht den Weg einer gerichtlichen Klärung, falls die Mediation scheitern sollte.

Hier sollen ein paar Beispiele für die Möglichkeiten einer vertraglichen Vereinbarung einer Mediation im Konfliktfall gegeben werden.

Beispiele für mediationsbezogene Klauseln

Die Mediationsabrede

Grundsätzlich muss eine Mediation durch einen Vertrag vereinbart werden. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, einen solchen erst bei Entstehung des Konflikts zu vereinbaren. Regelmäßig ist das der Fall, wenn eine der Parteien diesen Weg vorschlägt und die andere Partei zustimmt. Beim Mediator wird diese Abrede dann in eine „ordentliche“, d.h. ausführliche schriftliche Abrede gebracht.

Die Chance, dass beide Parteien dann in der Lage sind, sich über das ob und wie einer Mediation zu verständigen, könnte aber bereits gering sein – einfach weil die Parteien schon verletzt und voller Misstrauen sind.

Deshalb macht es Sinn, vorbeugende Mediationsklauseln in das Vertragswerk mitaufzunehmen. Das konstruktive Klima, welches bei Vertragsschluss in der Regel herrscht, ist hierfür besonders gut geeignet.

Beispiele verschiedener Abreden

Mit der Mediationsabrede gehen die Vertragsparteien die Verpflichtung ein, eine (mehr oder weniger) bestimmte Konfliktsituation mit einer Mediation zu bearbeiten, um dort nach einer gemeinsamen Lösung zu suchen. Eine solche einfache Mediationsklausel könnte folgendermaßen aussehen:

„Für den Fall von Meinungsverschiedenheiten über Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag vereinbaren die Vertragsparteien, vor Anrufung eines Gerichts eine einvernehmliche Lösung im Wege einer Mediation zu suchen.“

Eine darüberhinausgehende Vereinbarung kann sinnvoll sein. Bei den sogenannten Eskalationsklauseln wird primär eine Pflicht zu bilateralen Verhandlungen vereinbart. Dabei kann eine stufenweise Verhandlungsverpflichtung vereinbart werden. Ein Beispiel hierfür wäre:

„Für den Fall von Meinungsverschiedenheiten über Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag oder von Störungen bei seiner Durchführung vereinbaren die Vertragsschließenden, vor Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens eine einvernehmliche Lösung im Wege von Verhandlungen auf Geschäftsführerebene zu suchen.

Die Verhandlungen finden innerhalb von zwei Wochen nach dem entsprechenden Verlangen einer Seite in den Räumen der…(Name der Firma, des Hotels etc.)… statt. Hinzugezogen werden können…(Rechtsanwalt, Sachbearbeiter, Steuerberater etc.).

Für den Fall, dass keine Einigung erzielt werden kann, vereinbaren die Parteien die Durchführung eines Verfahrens der alternativen Konfliktlösung. Vorbehaltlich einer anderweitigen Vereinbarung werden sie ein Mediationsverfahren einleiten. Dieses beginnt mit Zugang eines schriftlichen Antrags bei der Gegenseite. Bleibt auch dieses erfolglos, soll eine Schiedsgericht nach den Regeln der … eingesetzt werden.“ 

(vgl. dazu auch Greger/Unberath: Mediationsgesetz, S. 69)

Clearing- bzw. Konfliktklärungsklausel

Zudem besteht die Möglichkeit, durch Verwendung einer Clearing- oder Konflikterklärungsklausel einen Dritten über das angezeigte Konfliktlösungsverfahren entscheiden zu lassen. Eine solche Klausel könnte folgendermaßen aussehen:

„Hinsichtlich aller Streitigkeiten, die sich aus oder in Zusammenhang mit dem Vertrag… ergeben und für deren Lösung die Parteien noch keine Vereinbarung über das Streitbeilegungsverfahren getroffen haben, wird ein Konfliktmanagementverfahren nach der Konfliktmanagementverordnung der Deutschen Institution für Schiedsgerichtbarkeit e.V. (DIS-KMO) mit dem Ziel der Festlegung eines Streitbeilegungsverfahrens durchgeführt.“

(Muster der Deutschen Institution für Schiedsgerichtbarkeit e.V.).

Was sonst noch wichtig wäre

Die bisher genannten Klauseln betreffen die Frage, ob ein Mediationsverfahren durchgeführt wird.

Qualifizierte Mediationsklauseln

Es besteht freilich auch die Möglichkeit, im Vertrag die Frage des Wie (genau) zu klären. 

Zum einen kann es sinnvoll sein, die Person des Mediators bereits vorher vertraglich mehr oder weniger konkret festzulegen. Hierbei kann eine bestimmte Person (möglichst mit Ersatzbenennung) genannt werden oder es können bestimmte Kriterien festgelegt werden (bspw. Art der Mediationsausbildung, -erfahrung etc.). Zudem kann auch die Auswahl aus einer selbst geschaffenen bzw. fremden Liste von Mediatoren vereinbart werden. Eine solche qualifizierte Mediationsklausel könnte folgendermaßen aussehen:

„Für den Fall von Meinungsverschiedenheiten…vereinbaren …die Parteien eine…einvernehmliche Lösung im Wege einer Mediation zu suchen….

Auf schriftliches Verlangen einer Seite wird die andere Seite innerhalb einer Woche drei Mediator(inn)en aus der Liste der … vorschlagen. Die hieraus von Ersterer ausgewählte Person werden die Parteien spätestens innerhalb einer weiteren Woche mit der Durchführung der Mediation beauftragen.“

(vgl. Greger/Unberath: Mediationsgesetz, S. 70).

Gegenstände der vorbeugenden Mediationsklausel

• Vereinbarungen über die Ausgestaltung des Verfahrens, z.B. ob der Mediator moderierend oder evaluierend tätig sein soll, ob Einzelgespräche stattfinden sollen, Regelungen über die Vertraulichkeit etc.
• Festlegung der Person des Verhandlungsführers, was insbesondere für Wirtschaftsunternehmen, Behörden oder juristische Personen sinnvoll erscheint.
• Vereinbarung über die Verjährung, Ausschlussfristen, Stundungen, Klageverzicht, Ausschluss der Aufrechenbarkeit, Vorsorge für den Fall des Scheiterns der Mediation, Vereinbarung einer Wartefrist im Falle dessen, Sanktionen für den Fall der Nichtbeachtung, Vereinbarungen über die Kostentragung, Vereinbarungen über Verfahrensort und -sprache.

Vereinbarung über eine bestimmte Mediationsverfahrensordnung

Auch kann die Vereinbarung der Geltung einer bestimmten Verfahrensordnung einer Institution Gegenstand der Mediationsklausel sein. Eine solche Mediationsklausel mit Verweis auf eine Verfahrensordnung kann dann folgendermaßen aussehen:

„Die Parteien verpflichten sich, im Falle einer sich aus diesem Vertrag ergebenden Streitigkeit vor Klageerhebung bei einem ordentlichen Gericht oder Schiedsgericht eine Mediation gemäß der Mediationsordnung… durchzuführen.“

(vgl. Greger/Unberath: Mediationsgesetz, S. 71)

Ein solcher Verweis ist im Zweifel dynamisch, so dass die bei Verfahrensleitung aktuelle Fassung der Verfahrensordnung gilt.

Vereinbarungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Mediationsabreden können auch im Wege der Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder in Formularverträgen vereinbart werden.

Aufgrund der gestiegenen Verbreitung alternativer Konfliktlösungsmethoden können diese auch nicht mehr als überraschende Klauseln i.S.v. § 305c BGB gewertet werden. Dies ist höchstens dann der Fall, wenn bspw. nach dem Kündigungsschutzgesetz eine gesetzliche Klagefrist besteht, oder wenn wegen der geringen Bedeutung des Vertragsgegenstandes ein Mediationsverfahren als unverhältnismäßig angesehen werden müsste, weil es für den wirtschaftlich schwächeren Teil als Rechtswegsperre ausgelegt werden müsste. Dies kann umgangen werden, indem dem wirtschaftlich unterlegenen Part eine Mediationsoption angeboten wird.

Rechtsfolgen

Problematisch sind die Rechtsfolgen derartiger präventiver Mediationsklauseln angesichts der Freiwilligkeit der Medianten.

Da derartige Mediationsabreden einen wirksamen Vertrag bilden, sind sie grundsätzlich auch wirksam und die Parteien damit verpflichtet, sie zu erfüllen.

Verweigert eine Vertragspartei diese Erfüllung, liegt eine Pflichtverletzung nach § 280 BGB vor und es besteht ein Anspruch auf Schadensersatz. Das könnte mit den Grundsätzen der Mediation unvereinbar sein. Allerdings dürfte in den allermeisten Fällen der anderen Partei durch die Weigerung, die Mediation zu beginnen, kein Schaden entstehen. Denn auch mit Beginn der Mediation erstarkt die Freiwilligkeit und die Mediation könnte sofort wieder beendet werden. Insoweit dürfte die Mediationsklausel zu formelhaftem Verhalten anhalten, was eben nicht der Zweck dieser Klauseln ist.

Insoweit könnte der Sinn von Mediationsklauseln darin zu sehen sein, die Parteien im Streit daran zu erinnern, dass sie zu anderen Zeiten sich bereits verpflichtet haben, einen gemeinsam ausgewählten Weg gemeinsam zu gehen.

Dieser Sinn seinerseits könnte zum Beispiel mit Hilfe eines pauschalisierten Schadensersatzanspruchs hinterlegt werden.

„Für den Fall von Meinungsverschiedenheiten über Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag oder von Störungen bei seiner Durchführung vereinbaren die Vertragsschließenden, vor Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens eine einvernehmliche Lösung im Wege der Mediation zu vereinbaren.

Auf schriftliches Verlangen einer Seite wird die andere Seite innerhalb einer Woche drei Mediator(inn)en aus der Liste der … vorgeschlagen. Die hieraus von Ersterer ausgewählte Person werden die Parteien spätestens innerhalb einer weiteren Woche mit der Durchführung einer Mediation beauftragen.

Erfüllt eine Partei die vorgenannten Pflichten nicht oder nimmt sie nicht an der ersten Mediationssitzung teil, hat sie die Gerichtskosten (Gebühren und Auslagen), die durch einen in dieser Sache geführten Prozess verursacht werden, unabhängig von dessen Ausgang zu tragen.“ 

(vgl. Greger/Unberath: Mediationsgesetz, S. 79).

Klauseln zur Wahrung der Vertraulichkeit

Im Gegensatz zum Gerichtsverfahren werden im Mediationsverfahren persönliche Bedürfnisse, Interessen und zugrundeliegende Gefühle mitgeteilt und anhand dieser die Lösung erarbeitet. Dafür bedarf es eines hohen Maßes an Vertraulichkeit. Ist diese Vertraulichkeit einerseits elementar für die Konfliktbeilegung, bietet sie im Mediationsverfahren auch ein gewisses Risiko, denn es werden Informationen an den „Gegner“ preisgegeben, die im Falle des Scheiterns der Mediation von diesem im Prozess möglicherweise genutzt werden können.

Deshalb ist es entscheidend, auch Regelungen zur Vertraulichkeit zu treffen. Der Umfang einer solchen Vertraulichkeitsabrede sollte nicht den gesamten Inhalt der Mediation betreffen, da dadurch die Möglichkeit eines späteren Beschreitens des Rechtsweges ausgeklammert würde – oder zumindest ein neues Streitfeld eröffnet wird.

Sinnvoll erscheinen Abreden, die deine generelle Vertraulichkeit nur für die Vorgänge in der Mediationsverhandlung vorsehen. 

Hierbei werden nur die Tatsache der Äußerung unter den Schutz der Vertraulichkeit gestellt, nicht jedoch der ihr zugrunde liegende Lebenssachverhalt. Dieser bleibt der rechtlichen Überprüfung weiterhin zugänglich. Somit kann der Rechtsweg auf sinnvolle Art und Weise offen gehalten werden. Ein Beispiel für eine solche Vereinbarung wäre:

„Die Parteien verpflichten sich, über den Verlauf der Mediation und die in ihr abgegebenen Äußerungen, Absichten und Erklärungen Verschwiegenheit zu wahren. Auch in einem etwaigen gerichtlichen oder schiedsgerichtlichen Verfahren dürfen diese Vorgänge nicht vorgetragen werden.“

Eine weitere, ausführlichere Möglichkeit wäre:

„Die Parteien verpflichten sich, über den Ablauf der Mediation Verschwiegenheit zu wahren. Dies gilt insbesondere für Vorschläge, Zugeständnisse, Vergleichsangebote und ähnliche Äußerungen eines Beteiligten sowie die Reaktionen hierauf. Auch in einem etwaigen gerichtlichen oder schiedsgerichtlichen Verfahren dürfen diese Vorgänge nicht vorgetragen werden. Die Beteiligten verzichten ausdrücklich darauf, den Mediator oder einen anderen Mediationsteilnehmer als Zeugen zu benennen.“ 

(vgl. Greger/Unberath: Mediationsgesetz, S. 192f.).

Dennoch gibt es keine absolute Garantie, dass Vertraulichkeit über das Gesagte bewahrt wird.

Deshalb kann es sinnvoll sein, Konventionalstrafen zu vereinbaren, um eine bessere Durchsetzbarkeit der Vertraulichkeit zu erreichen.

Eine solche Vereinbarung könnte folgendermaßen aussehen:

„A ist bereit, im Rahmen der Mediation Einblick in seine Kalkulationsgrundlagen für das Bauvorhaben … zu gewähren. B verpflichtet sich, über den Inhalt dieser Unterlagen absolutes Stillschweigen zu wahren und die erlangte Kenntnis außerhalb des Mediationsverfahrens nicht zu verwerten. Für jeden Fall der Zuwiderhandlung verpflichtet sich B zur Zahlung einer Vertragsstrafe von 50.000,- Euro.“ 

(vgl. Greger/Unberath: Mediationsgesetz, S. 193).

Schweigevereinbarung über die Existenz des Mediationsverfahrens

Weiterhin kann auch über die Tatsache, dass überhaupt ein Mediationsverfahren stattgefunden hat, sowie über dessen Ergebnis Vertraulichkeit vereinbart werden. Dabei sollte allerdings darauf geachtet werden, dass bestimmte Personengruppen von dem Stattfinden der Mediation erfahren müssen, damit diese tatsächlich durchgeführt werden kann. Eine solche Vereinbarung kann folgendermaßen aussehen:

„Die Parteien verpflichten sich, über dieses Mediationsverfahren, seinen Ablauf, die in ihm abgegebenen Erklärungen und sein Ergebnis Verschwiegenheit zu wahren. Auch in einem etwaigen gerichtlichen oder schiedsgerichtlichen Verfahren dürfen diese Vorgänge nicht vorgetragen werden. Ausgenommen hiervon ist der Vortrag, der zur Durchsetzung oder Abwehr der Ansprüchen aus oder im Zusammenhang mit diesem Verfahren notwendig ist. Unberührt bleiben ferner erforderliche Informierungen, z.B. die Befugnis von A, seinen Haftpflichtversicherer/ den Gemeinderat/ seine Muttergesellschaft… unter Zusicherung der Vertraulichkeit zu informieren.“ 

FAZIT

Es ist sicherlich deutlich geworden, dass es bereits zum Abschluss eines privatrechtlichen Vertrages (von einigem Ausmaß) sinnvoll sein kann, über Mediation und ihre Integration in diesem Vertrag nachzudenken und sich mit seinem Vertragspartner darüber zu verständigen – denn noch ist er ein Partner, mit dem man sich verträgt, und noch nicht verhoben hat.